Wanneer is een proces geschikt voor een AI-agent?

Beoordeel de volledige workflow

Noteer bij ieder punt duidelijk, nog onderzoeken of eerst oplossen. Dit is een gesprekschecklist, geen wetenschappelijk scoresysteem.

• Herhaling: kun je recente voorbeelden laten zien en aangeven hoe vaak de taak voorkomt?
• Informatie en toegang: zijn de benodigde gegevens beschikbaar en mag de software ook de vervolghandelingen uitvoeren?
• Uitkomst: is duidelijk wanneer een dossier is afgehandeld en welke systemen dan bijgewerkt zijn?
• Uitzonderingen: herken je situaties waarin de gewone werkwijze niet voldoende is?
• Gevolgen: is duidelijk wat er mis kan gaan en hoe een fout wordt ontdekt of hersteld?
• Beoordelaar: is er iemand beschikbaar om voorstellen en correcties te bespreken?
• Waarde: blijft er voordeel over als je controle, onderhoud en gebruikskosten meerekent?

Bekijk ook waarom AI nodig is. Een vaste set beslisregels kan voldoende zijn voor voorspelbare verwerking; wisselende berichten of documenten vragen vaker om interpretatie.

Een open vraag hoeft een proef niet tegen te houden. Ontbrekende toegang tot noodzakelijke informatie kan dat wel. Leg daarom ook vast wat je in de eerste versie bewust buiten de opdracht houdt.

Ingevuld voorbeeld: orderopvolging

Fictieve situatie: een team vergelijkt elke ochtend openstaande orders met updates van leveranciers.

• Herhaling: duidelijk. Het team kan de dagelijkse werklijst laten zien.
• Informatie: nog onderzoeken. Ordergegevens zijn beschikbaar; leverupdates komen deels via e-mail.
• Uitkomst: duidelijk. Ontbrekende bevestigingen zijn opgevraagd, geldige antwoorden zijn in ERP verwerkt en betrokken klanten hebben de juiste update ontvangen.
• Uitzonderingen: duidelijk. Gedeeltelijke leveringen moeten apart herkenbaar zijn.
• Gevolgen: eerst begrenzen. Alleen betrouwbaar bevestigde datums mogen worden verwerkt. Extra kosten of gewijzigde contractafspraken vragen goedkeuring.
• Beoordelaar: duidelijk. De proceseigenaar beoordeelt testresultaten; medewerkers behandelen de uitzonderingen.
• Waarde: nog onderzoeken. De proef moet laten zien hoeveel opvolging wordt afgerond en hoeveel wachttijd, review en herstelwerk overblijven.

De eerste bouwopdracht kan één herkenbare orderstroom afhandelen. Tijdens het testen worden systeemupdates eerst gecontroleerd. Ook een dubbel bericht, gewijzigde order en mislukte ERP-update horen bij de test: de workflow moet weten wanneer hij mag hervatten en wanneer iemand moet ingrijpen.

Trek een conclusie die bij de informatie past

Kies een vervolgstap die de open vragen oplost: een afgebakende proef, eerst toegang of gegevens regelen, een bestaande tool aanpassen of voorlopig niet bouwen.

Vermijd een totaalscore die onduidelijke punten wegmiddelt. Een taak die vaak voorkomt wordt niet vanzelf een goede toepassing wanneer niemand de uitkomst kan controleren.